Claude · PDF joints, dans la conversation
Comparer les devis des prestataires
Un tableau comparatif à périmètre égal, les conditions de chaque devis et les questions à poser avant de signer.
Formation IA · Marketing et communication
Formation IA pour chargé d’événementiel
L’IA ne visite pas un lieu et ne négocie pas avec un traiteur. Elle vous décharge du travail de bureau autour : comparer les devis, bâtir le rétroplanning, créer le formulaire d’inscription, écrire le déroulé. Le terrain et les décisions restent les vôtres.
10 usages concrets · 6 outils conseillés, dont 6 sans payer · 10 à 20 minutes par usage
Le premier pasClaude · PDF joints, dans la conversationComparer les devis des prestataires
- Dans Claude, cliquez sur le bouton + en bas à gauche du champ de saisie, puis sur « Ajouter des fichiers ou des photos », et choisissez les devis en PDF.
- Collez la consigne ci-dessous, avec le nombre de participants et ce que vous aviez demandé.
- Recalculez vous-même le total d’un devis pour vérifier la lecture. Demandez ensuite : « Quelles questions poser à chaque prestataire avant de signer ? »
- Envoyez vos questions, puis mettez le tableau à jour avec les réponses.
La consigne à copier
Voici [trois] devis de [traiteur] pour un événement de [120] personnes le [date]. Ma demande : [cocktail déjeunatoire, boissons, personnel de service, vaisselle, livraison et reprise]. Compare-les dans un tableau, poste par poste : ce qui est inclus, ce qui est en option, ce qui manque par rapport à ma demande. Ramène chaque devis à un prix total hors taxes et toutes taxes comprises, puis à un prix par personne, à périmètre égal. Relève les conditions : acompte, date limite pour confirmer le nombre de convives, frais d’annulation, heures supplémentaires. Signale chaque hypothèse que tu fais et chaque ligne que tu n’arrives pas à lire.
15 min · chaque semaine
Les tâches où l’IA aide le plus
- Trouver les lieux et les prestataires
- Comparer les devis et tenir le budget
- Tenir le rétroplanning
- Gérer les invitations et les inscriptions
- Écrire le déroulé et briefer les équipes
- Faire le bilan après l’événement
10 usages concrets pour le métier de chargé d’événementiel
Perplexity · « Research »
Présélectionner des lieux pour un événement
Un tableau de huit lieux à comparer, avec leurs liens, pour choisir les trois à appeler.
Claude · Fichier Excel à télécharger
Bâtir le rétroplanning de l’événement
Un rétroplanning en Excel, du jour J à aujourd’hui, à valider avec les prestataires.
Tally · « Create with AI »
Créer le formulaire d’inscription
Un formulaire d’inscription en ligne, dont les réponses se rangent seules dans un tableau.
Canva · « IA Canva »
Créer l’invitation, le programme et les badges
Une invitation à votre charte, et un style à reprendre pour le programme, les badges et le fléchage.
Brevo · « Write with AI », dans une campagne email
Envoyer l’invitation et la relance par email
Un email d’invitation et sa relance, prêts à partir vers votre liste d’invités.
Claude · Fichier Excel à télécharger
Écrire le déroulé minute par minute
Un déroulé complet, du montage au démontage, avec un onglet par équipe, à faire valider.
Granola · Application mobile, puis barre de discussion
Garder la trace d’une visite de repérage
Une fiche de lieu complète, avec les chiffres annoncés pendant la visite et les questions à reposer.
Tally · « Create with AI »
Créer le questionnaire de satisfaction
Un questionnaire court, anonyme, lisible sur téléphone, prêt à envoyer le lendemain.
Claude · Fichiers joints, puis fichier Word à télécharger
Rédiger le bilan de l’événement
Un bilan de deux pages, chiffres et citations à l’appui, avec cinq recommandations pour la prochaine édition.
Les outils conseillés, et leur prix
ClaudeSans payer pour commencer
Comparer trois devis à périmètre égal, fabriquer le rétroplanning et le déroulé en Excel, rédiger le bilan à partir des réponses des participants.
OffreGratuit pour commencer. Pro, 20 $ par mois (17 $ par mois si facturé à l’année), si vous vous en servez chaque jour.
PerplexitySans payer pour commencer
Présélectionner des lieux et des prestataires selon la date, la jauge et la zone, avec le lien de chaque source.
OffreGratuit pour commencer : 3 recherches « Pro » par jour, 1 rapport « Research » par mois. Pro, 20 $ par mois (22 € sur l’App Store français).
TallySans payer pour commencer
Vous décrivez le formulaire d’inscription, Tally AI le construit, et chaque réponse se range seule dans votre tableau. Les données sont stockées en Europe.
OffreFree, 0 $ : formulaires et réponses sans limite dans un usage normal. Pour retirer la mention de Tally : Pro, 24 $ par mois.
CanvaSans payer pour commencer
Invitation, programme, badges, fléchage : vous décrivez le premier support, puis vous déclinez le même style sur les autres.
OffreCanva Gratuit, 0 € : jusqu’à 20 utilisations de l’IA. Si vous produisez des supports chaque semaine : Canva Pro, 110 € par an, pour une personne.
BrevoSans payer pour commencer
Envoyer l’invitation et les relances à la liste d’invités, avec l’assistant Aura pour trouver l’objet et écrire le texte.
OffreGratuit, 0 € par mois : 300 emails par jour, avec le logo Brevo. Sans le logo : Starter, à partir de 7 € par mois.
GranolaSans payer pour commencer
Sur le téléphone, il prend les notes d’une visite de repérage ou d’une réunion autour d’une table, puis en tire une fiche de lieu.
OffreBasic, 0 $ : les notes des 30 derniers jours restent visibles. Ensuite : Business, 14 $ par personne et par mois.
Prix relevés sur les pages officielles des éditeurs, datés sur la fiche de chaque outil. Ces abonnements ne sont pas compris dans Nova. Marques citées pour identifier les outils. Aucune affiliation.
Les règles à respecter
À faire, toujours
- Liste d’invités, régimes alimentaires, allergies, besoins d’accessibilité : ce sont des données personnelles. Collectez le strict nécessaire, dites pourquoi, et supprimez-les après l’événement.
- Sécurité, capacité d’accueil, autorisations : ces points se valident avec le lieu, le responsable sécurité et les autorités, jamais avec un assistant.
- Recalculez chaque total avant de signer un devis ou de présenter un budget : un assistant peut mal lire une ligne ou un taux de TVA.
- Une date, une heure ou une adresse fausse sur une invitation coûte cher : chaque support est relu par une deuxième personne avant l’envoi ou l’impression.
À ne pas confier à l’IA
- La liste nominative des invités ou des personnalités attendues dans un outil grand public.
- Signer un contrat sur la seule lecture qu’un assistant a faite du devis.
- S’en remettre à un assistant pour le plan de sécurité, les jauges ou les autorisations.
Questions fréquentes
Quels outils d’IA utiliser quand on est chargé d’événementiel ?
Nova en conseille 6 pour commencer : Claude, Perplexity, Tally, Canva, Brevo et Granola. Tous s’utilisent sans payer pour débuter.
Par quoi commencer ?
Par « Comparer les devis des prestataires », avec Claude (PDF joints, dans la conversation). Comptez 15 minutes la première fois. Un tableau comparatif à périmètre égal, les conditions de chaque devis et les questions à poser avant de signer.
Est-ce une formation certifiante, finançable par le CPF ?
Non. Nova est un logiciel par abonnement, pas un organisme de formation : il n’est pas certifié Qualiopi, ne se finance pas avec le CPF et ne délivre aucun diplôme. Il coûte 19 € par mois pour une personne.