Claude · Fichier Word, dans la conversation
Rédiger un courrier administratif
Un courrier d’une page en Word, prêt à relire et à faire signer.
Formation IA · Organisation et opérations
Formation IA pour assistant administratif
L’IA ne connaît ni la maison ni ses habitudes. Elle rédige le premier jet d’un courrier, corrige un email, assemble un dossier PDF, reporte des factures dans un tableau et prépare le compte rendu. Vous gardez la relecture, le classement et la relation avec les personnes.
9 usages concrets · 6 outils conseillés, dont 6 sans payer · 5 à 20 minutes par usage
Le premier pasClaude · Fichier Word, dans la conversationRédiger un courrier administratif
- Ouvrez claude.ai. Si vous répondez à un courrier reçu, masquez le nom et l’adresse, puis joignez-le avec le bouton + en bas à gauche du champ de saisie.
- Collez la consigne ci-dessous et complétez ce qui est entre crochets.
- Demandez une retouche en une phrase : « plus court », « plus ferme », « ajoute la date limite ».
- Téléchargez le fichier Word, remettez le nom et l’adresse, relisez, puis faites signer.
La consigne à copier
Tu es assistant administratif dans [une PME, une association, une mairie]. Rédige un courrier à [un client, un adhérent, un fournisseur] pour [répondre à sa réclamation du (date), confirmer son inscription, refuser sa demande de (objet)]. Éléments à donner : [les faits, la décision, la date limite, les pièces à fournir]. Ton courtois et direct, sans formule creuse, une page au plus. Présente-le comme une lettre française : lieu et date, objet, formule d’appel, trois paragraphes, formule de politesse simple, signature de [fonction]. Écris [NOM] et [ADRESSE] à la place des coordonnées. Ne promets rien que je n’ai pas écrit. Donne-moi un fichier Word.
10 min · chaque jour
Les tâches où l’IA aide le plus
- Courriers et emails
- Accueil, téléphone et prise de rendez-vous
- Classement et dossiers PDF
- Saisie et tableaux de suivi
- Comptes rendus de réunion
- Commandes, factures et relances
9 usages concrets pour le métier d’assistant administratif
MerciApp · « Transform », avec un assistant sur mesure
Corriger et clarifier un email avant l’envoi
Un email sans faute, plus clair, qui garde votre façon d’écrire.
iLovePDF · « Fusionner PDF », puis « Compresser PDF »
Assembler un dossier en un seul PDF
Un seul PDF, dans le bon ordre et assez léger pour un email, avec la liste de ce qui manque.
Microsoft Copilot · Copilot dans Outlook
Reprendre un long échange d’emails avant de répondre
Un résumé de l’échange, la liste de ce qui vous revient et un brouillon de réponse à relire.
Noota · Compte rendu, avec un modèle
Rédiger le compte rendu de la réunion de service
Un compte rendu d’une page en Word, avec les décisions et le tableau des actions.
Tally · « Create with AI »
Créer un formulaire d’inscription
Un formulaire en ligne, et un tableau des inscrits qui se remplit tout seul.
Claude · PDF joints, dans la conversation
Reporter une pile de factures dans un tableau
Un tableau Excel des factures, trié par échéance, avec les doublons et les anomalies signalés.
Claude · Notes et captures d’écran, dans la conversation
Écrire la procédure d’une tâche avant un congé
Une procédure pas à pas en Word, qu’un collègue peut suivre sans vous appeler.
Claude · Fichier Excel, dans la conversation
Nettoyer un fichier de contacts avant un envoi
Un fichier propre en Excel, avec la liste des doublons et des lignes à vérifier.
Les outils conseillés, et leur prix
ClaudeSans payer pour commencer
Il rédige le premier jet d’un courrier, reporte une pile de factures dans un tableau et rend de vrais fichiers Word et Excel, que vous finissez dans vos logiciels habituels.
OffreGratuit pour commencer, sans nom ni donnée personnelle. Pour les fichiers de la structure : Team, 25 $ par personne et par mois (20 $ si facturé à l’année).
MerciAppSans payer pour commencer
Un correcteur français qui souligne les fautes dans votre messagerie pendant que vous écrivez, explique chaque correction et reformule un passage en un clic.
OffreGratuit, 0 € : 600 mots analysés et 3 reformulations par jour. Ensuite : Assist, 12 € par personne et par mois, facturé à l’année (24 € au mois), hors TVA.
iLovePDFSans payer pour commencer
Fusionner dix pièces en un seul PDF, alléger un fichier trop lourd pour l’email, rendre un scan lisible : tout se fait en quelques clics, sur un site en français.
OffreGratuit : 25 fichiers par fusion, 2 par compression. Ensuite : Premium, 9 $ par mois, ou 60 $ par an (soit 5 $ par mois).
Microsoft CopilotSans payer pour commencer
Si votre structure est sur Microsoft 365, il est déjà dans Outlook : il résume un long échange d’emails et prépare la réponse.
OffreMicrosoft 365 Copilot Chat, inclus sans surcoût dans les abonnements Microsoft 365 éligibles. Licence Microsoft 365 Copilot Business : 15,60 € HT par personne et par mois, engagement annuel.
NootaSans payer pour commencer
Un outil français, hébergé en Europe, qui enregistre la réunion et prépare le compte rendu selon votre modèle. Vous pouvez enfin suivre la discussion.
OffreFree, 0 € : 300 minutes par mois, réunions conservées un mois. Ensuite : Pro, 19 € par personne et par mois, facturé à l’année (29 € au mois).
TallySans payer pour commencer
Vous décrivez le formulaire d’inscription ou de demande, il le construit. Les réponses arrivent dans un tableau, sans ressaisie.
OffreFree, 0 $
Prix relevés sur les pages officielles des éditeurs, datés sur la fiche de chaque outil. Ces abonnements ne sont pas compris dans Nova. Marques citées pour identifier les outils. Aucune affiliation.
Les règles à respecter
À faire, toujours
- Données personnelles : noms, adresses, situations familiales, dossiers du personnel. Rien de cela dans un compte gratuit. Utilisez les outils fournis par votre structure, ou remplacez les noms par des crochets.
- Tout ce qui part au nom du service se relit. Une date, un montant ou un nom se recopient depuis le document d’origine, pas depuis la réponse de l’assistant.
- Vous préparez, votre responsable valide et signe ce qui engage la structure : un refus, un engagement, un montant.
- Avant d’enregistrer une réunion ou de déposer un document dans un nouvel outil, demandez la règle de la maison.
À ne pas confier à l’IA
- Déposer une pièce d’identité, un bulletin de paie, un arrêt de travail ou un relevé bancaire dans un outil en ligne sans accord.
- Coller un mot de passe ou un code d’accès dans un assistant.
- Envoyer sans relecture une réponse à une réclamation ou un courrier de refus.
Questions fréquentes
Quels outils d’IA utiliser quand on est assistant administratif ?
Nova en conseille 6 pour commencer : Claude, MerciApp, iLovePDF, Microsoft Copilot, Noota et Tally. Tous s’utilisent sans payer pour débuter.
Par quoi commencer ?
Par « Rédiger un courrier administratif », avec Claude (fichier Word, dans la conversation). Comptez 10 minutes la première fois. Un courrier d’une page en Word, prêt à relire et à faire signer.
Est-ce une formation certifiante, finançable par le CPF ?
Non. Nova est un logiciel par abonnement, pas un organisme de formation : il n’est pas certifié Qualiopi, ne se finance pas avec le CPF et ne délivre aucun diplôme. Il coûte 19 € par mois pour une personne.