Claude · Fichier Word, dans la conversation
Préparer la feuille de route d’un déplacement
Une feuille de route d’une page, à glisser dans le dossier du dirigeant, avec les points à vérifier bien visibles.
Formation IA · Organisation et opérations
Formation IA pour assistant de direction
L’IA ne connaît ni le dirigeant ni ses priorités. Elle prend les premiers jets d’emails, les comptes rendus, les feuilles de route et les traductions, pour vous laisser l’arbitrage de l’agenda et la relation avec les interlocuteurs.
9 usages concrets · 6 outils conseillés, dont 5 sans payer · 5 à 20 minutes par usage
Le premier pasClaude · Fichier Word, dans la conversationPréparer la feuille de route d’un déplacement
- Rassemblez les confirmations du déplacement : billets, hôtel, location de voiture, invitations. Enregistrez-les en PDF ou copiez leur texte.
- Dans Claude, cliquez sur le bouton + en bas à gauche du champ de saisie, puis sur « Ajouter des fichiers ou des photos », et déposez les fichiers.
- Collez la consigne ci-dessous, avec les préférences du dirigeant entre crochets.
- Téléchargez le fichier Word, puis comparez chaque horaire et chaque numéro de réservation avec la confirmation d’origine.
La consigne à copier
Tu prépares la feuille de route d’un déplacement professionnel à [ville], du [date] au [date]. À partir des confirmations jointes, dresse un déroulé heure par heure : départ, trajets, rendez-vous, repas, nuit. Pour chaque étape, indique l’adresse, le numéro de réservation, le nom et le téléphone du contact, et le temps de trajet prévu, marqué « à vérifier ». Signale les enchaînements trop serrés, les informations manquantes et les heures données dans un autre fuseau horaire. Préférences à respecter : [arrivée la veille, 30 minutes de battement avant chaque rendez-vous]. Reprends les horaires tels qu’ils figurent dans les documents, sans en déduire aucun. Donne-moi un fichier Word d’une page.
15 min · chaque semaine
Les tâches où l’IA aide le plus
- Agenda et prise de rendez-vous
- Tri des emails et réponses
- Comptes rendus et relevés de décisions
- Déplacements et feuilles de route
- Dossiers de réunion
- Courriers au nom du dirigeant
9 usages concrets pour le métier d’assistant de direction
Microsoft Copilot · Copilot dans Outlook
Résumer un long fil d’emails et préparer la réponse
Le résumé du fil, la décision attendue du dirigeant et un brouillon de réponse à relire.
Granola · Onglet « Enhanced »
Rédiger le relevé de décisions du comité de direction
Un relevé de décisions d’une page, avec qui fait quoi et pour quand, prêt à être validé.
Claude · Un fichier joint, dans la conversation
Préparer la note de synthèse d’un dossier de réunion
Une note d’une page en tête du dossier : décisions attendues, chiffres clés et questions à poser.
Gemini Notebook · Un notebook « Comités »
Retrouver une décision dans les anciens comptes rendus
L’historique des décisions sur un sujet, séance par séance, avec le passage d’origine.
Calendly · Connecteur Calendly, dans Claude
Caler un rendez-vous avec un interlocuteur extérieur
Un lien de réservation à usage unique et l’email qui l’accompagne. Le rendez-vous s’inscrit seul dans l’agenda.
DeepL · Traduction de fichiers, avec « Glossaire »
Traduire une présentation pour un comité international
La présentation traduite avec sa mise en page, et la liste des écarts à corriger avant diffusion.
Claude · « Projets »
Rédiger un courrier dans le style du dirigeant
Deux versions d’un courrier qui ressemble à ceux du dirigeant, prêtes pour sa relecture.
Microsoft Copilot · Onglet « Récap », dans Teams
Suivre les actions décidées en réunion Teams
Le tableau des actions de la réunion, exportable vers Excel, et un message de rappel par responsable.
Les outils conseillés, et leur prix
Microsoft CopilotSans payer pour commencer
Si l’entreprise est sur Microsoft 365, il est déjà dans Outlook et Teams : il résume un long fil, prépare la réponse et garde le récapitulatif d’une réunion.
OffreMicrosoft 365 Copilot Chat, inclus sans surcoût dans les abonnements Microsoft 365 éligibles. Licence Microsoft 365 Copilot Business : 15,60 € HT par personne et par mois, engagement annuel.
ClaudeSans payer pour commencer
Il lit un dossier de quarante pages, en tire la note d’une page pour le dirigeant, et rend un vrai fichier Word : feuille de route, courrier, ordre du jour.
OffreGratuit pour essayer, sans document confidentiel. En entreprise : Team, 25 $ par personne et par mois (20 $ si facturé à l’année).
GranolaSans payer pour commencer
Il prend les notes du comité sans robot dans l’appel. Vous suivez la discussion, le relevé de décisions est presque prêt à la fin.
OffreBasic, 0 $. Les notes de plus de 30 jours ne sont visibles qu’avec Business, 14 $ par personne et par mois.
CalendlySans payer pour commencer
Un lien montre les créneaux libres du dirigeant, l’interlocuteur choisit. Pour une réunion à plusieurs, « Sondages de réunion » laisse chacun voter.
OffreFree, 0 $ : un type de rendez-vous et un agenda relié. Sans limite : Standard, 10 $ par personne et par mois.
Gemini NotebookSans payer pour commencer
Un notebook pour les comptes rendus de l’année : il retrouve une décision ancienne et montre le passage exact où elle est écrite.
OffreGratuit : 100 notebooks, 50 sources par notebook, 50 questions par jour. Inclus dans les offres Google Workspace de l’entreprise.
DeepL
Il traduit un PowerPoint ou un Word entier en gardant la mise en page, et respecte vos termes maison grâce au glossaire.
OffreIndividual, 7,49 € par mois, facturé à l’année. Les textes n’y servent pas à l’entraînement.
Prix relevés sur les pages officielles des éditeurs, datés sur la fiche de chaque outil. Ces abonnements ne sont pas compris dans Nova. Marques citées pour identifier les outils. Aucune affiliation.
Les règles à respecter
À faire, toujours
- Vous voyez passer ce que l’entreprise a de plus confidentiel : rémunérations, dossiers de personnel, projets de cession. Rien de cela dans un compte personnel d’assistant. Utilisez les outils fournis par l’entreprise, ou retirez les noms et les montants.
- Rien ne part au nom du dirigeant sans relecture. L’IA rédige un brouillon, vous le relisez, et ce qui l’engage, il le valide.
- Une date, un horaire, un nom ou un montant se recopie depuis la source : la confirmation de réservation, l’agenda, le document. Pas depuis la réponse de l’assistant.
- Prévenez les participants avant toute prise de notes automatique, et mettez-la en pause quand le sujet devient sensible.
À ne pas confier à l’IA
- Laisser un outil arbitrer l’agenda : savoir qui passe avant qui est une affaire de priorités et de relations, que vous êtes seul à connaître.
- Déposer dans un outil gratuit un dossier de conseil d’administration, un contrat de travail ou un document marqué confidentiel.
- Envoyer sans relecture une réponse à un client, un administrateur ou un journaliste.
Questions fréquentes
Quels outils d’IA utiliser quand on est assistant de direction ?
Nova en conseille 6 pour commencer : Microsoft Copilot, Claude, Granola, Calendly, Gemini Notebook et DeepL. Parmi eux, 5 s’utilisent sans payer pour débuter.
Par quoi commencer ?
Par « Préparer la feuille de route d’un déplacement », avec Claude (fichier Word, dans la conversation). Comptez 15 minutes la première fois. Une feuille de route d’une page, à glisser dans le dossier du dirigeant, avec les points à vérifier bien visibles.
Est-ce une formation certifiante, finançable par le CPF ?
Non. Nova est un logiciel par abonnement, pas un organisme de formation : il n’est pas certifié Qualiopi, ne se finance pas avec le CPF et ne délivre aucun diplôme. Il coûte 19 € par mois pour une personne.