Claude · PDF joints, dans la conversation
Comparer les devis de plusieurs prestataires
Un tableau comparatif sur douze mois et la liste des questions à poser avant de choisir.
Formation IA · Ressources humaines
Formation IA pour office manager
L’IA ne connaît ni vos locaux ni vos collègues. Elle compare vos devis, prépare vos événements, suit vos contrats et met en forme vos notes, pour que le bureau tourne sans que tout repose sur votre mémoire.
9 usages concrets · 6 outils conseillés, dont 5 sans payer · 10 à 30 minutes par usage
Le premier pasClaude · PDF joints, dans la conversationComparer les devis de plusieurs prestataires
- Dans Claude, cliquez sur le bouton + en bas à gauche du champ de saisie et joignez les devis en PDF.
- Collez la consigne ci-dessous, avec votre besoin en une phrase.
- Vérifiez les montants ligne à ligne sur les devis : un prix hors taxes peut être pris pour un prix toutes taxes.
- Demandez : « Donne-moi ce comparatif dans un fichier Excel », puis envoyez vos questions aux prestataires.
La consigne à copier
Tu aides un office manager à comparer des devis pour [prestation : ménage des bureaux, fontaines à eau, copieur]. Notre besoin : [surface, nombre de personnes, fréquence]. À partir des devis joints, fais un tableau avec une colonne par prestataire : prix mensuel hors taxes, ce qui est inclus, ce qui est en option, durée d’engagement, préavis de résiliation, révision annuelle du prix, frais de mise en service. Ramène tout à un coût sur douze mois pour que les offres soient comparables. Signale ce qui n’est pas précisé dans un devis et rédige les questions à poser à chaque prestataire. Ne recommande pas d’offre : montre-moi seulement les écarts.
15 min · chaque mois
Les tâches où l’IA aide le plus
- Fournisseurs, devis et contrats du bureau
- Événements internes et séminaires
- Demandes des collègues au quotidien
- Dépenses, reçus et factures
- Arrivées, départs et matériel
- Communication interne et comptes rendus
9 usages concrets pour le métier d’office manager
Tally · « Create with AI »
Centraliser les demandes des collègues
Un seul point d’entrée pour toutes les demandes, et un tableau pour les suivre.
Claude · Fichier Excel, dans la conversation
Suivre les échéances des contrats du bureau
Un tableau des contrats trié par date limite de résiliation, avec la page du contrat pour chaque ligne.
Perplexity · « Pro Search »
Trouver un lieu pour le séminaire d’équipe
Six lieux possibles avec leur lien, à vérifier puis à mettre en concurrence.
Tally · « Create with AI »
Gérer les inscriptions à un événement interne
Un formulaire d’inscription prêt à envoyer et une liste de participants toujours à jour.
Canva · « IA Canva »
Créer l’affiche d’un événement interne
Une affiche prête à imprimer et à publier dans la messagerie interne.
Claude · « Projets »
Écrire le guide pratique du bureau
Un guide du bureau en fiches courtes, et la liste des informations qu’il vous reste à compléter.
Granola · Onglet « Enhanced »
Rédiger le compte rendu de la réunion d’équipe
Un compte rendu d’une page, avec les décisions et un tableau des actions, envoyé le jour même.
Qonto · « L’Analyste »
Faire le point sur les dépenses du bureau
Un point chiffré sur les dépenses du bureau, par catégorie, avec un export à transmettre.
Les outils conseillés, et leur prix
ClaudeSans payer pour commencer
Comparer trois devis, relever les échéances de vos contrats ou écrire le guide du bureau, et repartir avec un vrai fichier Excel ou Word.
OffreGratuit pour commencer, sans donnée personnelle. Pour les documents de l’entreprise : Team, 25 $ par personne et par mois (20 $ si facturé à l’année).
TallySans payer pour commencer
Un formulaire d’inscription ou de demande construit en le décrivant, avec toutes les réponses dans un seul tableau.
OffreFree, 0 $.
PerplexitySans payer pour commencer
Chercher un lieu de séminaire, un traiteur ou un prestataire, avec un lien vers chaque site pour vérifier.
OffreGratuit pour commencer : 3 recherches « Pro » par jour, 1 rapport « Research » par mois. Pro, 20 $ par mois (22 € sur l’App Store français).
CanvaSans payer pour commencer
Une affiche, une invitation ou une signalétique propre, sans graphiste.
OffreCanva Gratuit, 0 € : jusqu’à 20 utilisations de l’IA. Ensuite : Canva Pro, 110 € par an, pour une personne.
GranolaSans payer pour commencer
Le compte rendu de la réunion d’équipe se rédige pendant que vous y participez, sans robot dans l’appel.
OffreBasic, 0 $. Les notes de plus de 30 jours ne sont visibles qu’avec Business, 14 $ par personne et par mois.
Qonto
Si le compte de l’entreprise est chez Qonto : le reçu photographié se range tout seul, et « L’Analyste » répond sur les dépenses du bureau.
OffreSelon l’offre de l’entreprise. Pour une petite équipe : Essential, 49 € par mois, hors taxes, facturé à l’année.
Prix relevés sur les pages officielles des éditeurs, datés sur la fiche de chaque outil. Ces abonnements ne sont pas compris dans Nova. Marques citées pour identifier les outils. Aucune affiliation.
Les règles à respecter
À faire, toujours
- Les codes d’accès, les mots de passe et les numéros de carte ne s’écrivent jamais dans un assistant.
- Données personnelles : pour un événement ou une arrivée, collectez le strict nécessaire, dites à quoi il sert et supprimez-le ensuite. Aucune liste nominative dans un compte personnel.
- Un prix, une échéance ou un préavis lu par l’IA se vérifie sur le document d’origine avant toute décision.
- Vous préparez et vous comparez. La commande, le contrat ou la résiliation se signent par la personne habilitée dans l’entreprise.
À ne pas confier à l’IA
- Signer, résilier ou renouveler un contrat sur la foi d’un résumé.
- L’adresse, le numéro personnel ou la situation de santé d’un collègue.
- Rédiger seul les consignes de sécurité et d’évacuation : elles relèvent du responsable sécurité.
Questions fréquentes
Quels outils d’IA utiliser quand on est office manager ?
Nova en conseille 6 pour commencer : Claude, Tally, Perplexity, Canva, Granola et Qonto. Parmi eux, 5 s’utilisent sans payer pour débuter.
Par quoi commencer ?
Par « Comparer les devis de plusieurs prestataires », avec Claude (PDF joints, dans la conversation). Comptez 15 minutes la première fois. Un tableau comparatif sur douze mois et la liste des questions à poser avant de choisir.
Est-ce une formation certifiante, finançable par le CPF ?
Non. Nova est un logiciel par abonnement, pas un organisme de formation : il n’est pas certifié Qualiopi, ne se finance pas avec le CPF et ne délivre aucun diplôme. Il coûte 19 € par mois pour une personne.